對(duì)于外貿(mào)業(yè)務(wù)員來說，寫郵件是每天都在重復(fù)的工作內(nèi)容。無論是開發(fā)信，還是與客戶的回復(fù)溝通，都需要我們更好的拿捏和把握。

如何把握郵件的質(zhì)量，如何寫好郵件，其實(shí)是有原則可以去衡量和遵循。一般來說，商務(wù)郵件有以下七個(gè)方面的寫作規(guī)則，通常被稱為“7C原則”：

Clearness?清楚原則

清楚包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是寫信者在擬文前知道自己要寫什么；二是對(duì)方收到信函時(shí)可以完全了解寫信者要表達(dá)的意思，不會(huì)產(chǎn)生誤解。這就要求寫信者頭腦清楚、條理清晰、表達(dá)準(zhǔn)確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。

Conciseness 簡(jiǎn)潔原則

簡(jiǎn)潔是指用最少的語言表達(dá)最豐富完整的內(nèi)容，并且不影響信函的禮貌性。

簡(jiǎn)潔使信函更加簡(jiǎn)明有力。

商務(wù)英語信函的格式要簡(jiǎn)明扼要，語言要通俗易懂，內(nèi)容要精練豐富。這要就要寫信者在行文過程中盡量選用簡(jiǎn)單、易懂、樸素的詞匯，采用簡(jiǎn)潔、直接的句子。

Correctness 準(zhǔn)確原則

商務(wù)英語的信函與買賣雙方的權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系、企業(yè)形像等息息相關(guān)，是制作各種商業(yè)單據(jù)的依據(jù)，以及進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)往來的重要憑證。

準(zhǔn)確無誤是商業(yè)英語信函寫作中最最要的原則。準(zhǔn)確原則不僅僅指單詞拼寫、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)無誤，語法使用、結(jié)構(gòu)格式正確，還應(yīng)確保信函所涉及的信息、數(shù)字、事實(shí)準(zhǔn)確無誤。

因此，在進(jìn)行商業(yè)英語信函寫作中應(yīng)反復(fù)審核相關(guān)信息，如：收信人的職稱、姓名、地址、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、貨物品質(zhì)、顏色、尺碼、單價(jià)、總價(jià)、包裝等。

Concreteness 具體原則

具體原則是指信函中涉及的內(nèi)容要言之有物，信息要詳實(shí)具體，表達(dá)要完整。

商務(wù)信函寫作中注意避免類似：

soon, at an early date, good, nearly 等籠統(tǒng)的、含混不清的表達(dá)法。

例如：

I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具體，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.

Courtesy 禮貌原則

為了建立、保持一個(gè)友好貿(mào)易關(guān)系，商務(wù)英語信函往來一般要注意禮貌原則，以禮待人。

禮貌原則不僅僅體現(xiàn)在使用 Please,thanks you 等這些詞匯上面，而是要在字里行間體現(xiàn)謙虛的態(tài)度，并做到不卑不亢、得體大方。

具體的禮貌原則基本包括這幾個(gè)方面：遵守國際商務(wù)往來慣例；尊重對(duì)方風(fēng)俗習(xí)慣；語言表達(dá)要客氣有分寸，避免使用命令口氣；多用友好、肯定的語氣，盡量用委婉語氣指出對(duì)方不盡人意的地方，復(fù)信要及時(shí)。

Consideration 體諒原則

體諒是指以對(duì)方利益為出發(fā)點(diǎn)，站在對(duì)方的立場(chǎng)周到、細(xì)致的考慮問題，以便得到對(duì)方的好感而達(dá)到所預(yù)期的目的。

體諒原則是商務(wù)交往中為了促成交易所使用的一種技巧。

Completeness 完整原則

一封完整的商業(yè)信函應(yīng)該是對(duì)對(duì)方提出的問題逐一回答而且對(duì)自己要表達(dá)的重要信息一一道清。

信函的完整性有助于建立良好的企業(yè)形像，節(jié)省雙方的商務(wù)往來時(shí)間而達(dá)到預(yù)期效果，避免因重要信息不全而引起不必要的糾紛。

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